浅析索引在地方志书中的功能及效果

一、志书为什么要编制索引
    志书是“以类系事，类为一志（篇、卷）”的具有特殊体例的资料性著述。这种按类设置的资料性著述结构，在资料检索上会遇到很大难度；一是很多主题同一或主题相关的资料，不可能全部集中在一个篇章节目之中，而是分散在不同的篇章节目之中。编制索引，可以把分散的资料集于一处，便于检索。二是有的具体及物体属性多样，在志书分类时，可入这一类，也可进那一类，比如“公园”，可进“城市设施”、“园艺”、“旅游胜地”等不同的门类，到底进哪一门类，主要根据编者据其实际情况而定。三是志书目录的不完整性造成的志书检索困难，现在编辑的志书目录大都只到“节”，而“目、子目”等正是志书写实部分，有价值的资料基本上在这些层次之中，所以仅靠志书目录检索资料，是会有很大难度的，尤其是对志书结构框架不熟悉者更是如此。所以编制志书索引，把志书目录同其结合起来会使志书用户检索资料难度降到最低。
    编制志书索引可以遂项排查志书缺陷。可以发现志书的不必要交叉、门类设立不合理，前后数字不一致。事实不相符合等一系列问题，从而对志书起到一种纠错的作用。
    通过编制索引，可以检查一部志书使用价值的大小。通过索引对比可以看出志书实际性质资料的深度，如发现实质意义资料含量低，可以采取措施补齐资料，从而起到提高志书的质量。
    编制志书索引属于志书二次成果开发研究的一种具体举措，即将志书具有实质性意义的资料辑纳起来，形成新的完整的资料信息体系，从而增加了志书的使用功能。
    编制志书索引可以将隐性（潜性）资料，一般是指志书中或因横排门类结构缺陷原因，或因顺从主题原因而没有单独立目的有价值的资料挖掘出来，从而增加志书的信息量。
    总之，正如有人说的那样，编制志书索引“不仅有组织文献信息的功能，还有揭示报道和检索文献信息的功能”。是对志书内在资料进行的二次“加工、浓缩”，其实效性不言而喻。因此，必须编制志书索引。
    二、地方志书索引类型
    全国第一轮修志后期，编制志书索引渐被提上日程。目前也只有少数志书编制了索引，其类型有：人名索引、地名索引、艺文志著录书目索引、图照（图表）索引、表格索引、大事索引、机关团体与单位名称索引，以上为分类索引。还有目与子目索引、事物索引、文字索引、要类索引，这些可为主题索引范畴。
    三、地方志索引的规模
索引的规模大小，有两种比较方法。一是页数之比，即索引页数与全书页数之比。二是志书中的标题与索引标题（不含交叉标题、参照标题）之比，一般在１：１.５，即志书中１个标题，索引中就应多出０.５个标题，通过这个比例可以看出志书有实质性意义资料深度。比例越低有价值资料越少，反之，有价值资料越多，当然为凑数量去多提无意义的标引词，扩大索引规模的做法是不足取的。
    四、地方志书索引的规范性
目前，志书编制索引，还处于模索阶段，有的还很不成熟，全国还没有定性的规范，借鉴其他志书的索引和参照一些著述的索引，笔者认为，编制地方志索引，应同地方志书目录结合起来，即在完善地方志书目录的基础上，编制志书“交叉索引”。应该做到以下几点：
    （一）、完善志书目录。志书目录与志书索引同属检索系统，都是一种检索工具，基本功能是一致的。现在大部分志书的目录，一般只是到“节”，而“目”、“子目”和表格均未收入目录之中。
鉴于志书目录全国没有统一规范，鉴于书无定式法则，在目录也有进一步完善的必要。应当象一些其他著述那样将“目”、“子目”和“表格”收入目录之中，这样便于查检，还可以看出全书的具体结构层次，顺便还可以起到防止相同的内容，相同的标志在志书中重复出现的笑话。可以说完善志书目录，即有利于编著者；也方便于读者。另外，有的志书单编“目与子目索引”和“表格索引”而且附于书后，不如直接进入目录，以避免画蛇添足之嫌。
    在这里有人认为，只要目录完善了就可以不必用索引了。这种认识是不了解目录和索引之间的区别而产生的。索引与目录不同之处主要有3点：一是索引的检索深度比目录深，可以深入到志书之中的任何一个层次。二是尽管目、子目是志书的组织单元，但其内容仍然包含有标题以外的资料信息，对此，目录是无能为力的，而索引可以以志书的内容中任何一种有价值的信息作为检索对象来编制。三是索引编制形式比目录灵活，可以根??人名、地名即可编制专项索引，也可以综合编入主题索引之中。所以只有目录作为志书的检索工具是远远不够，必须同时编制志书索引。
    （二）、地方志书目录只录交叉（同一）和相关内容的索引条款。对于单一主题，单一出处（单一页码），不存在交叉（同一）和相关联内容的，在志书目录已有的，一概不录入索引（这里要注意，志书目录中无标题的内容既使是单一主题、单一出处（单一页码）的也应进索引）。因为，搞同义重复，是属无效劳动。
    （三）、不宜另拟索引标题。志书中交叉或相关内容经标引，进入索引，凡志书中已有标题，尽量采用志书中的标题，不宜另拟标题。当然，也有志书中标题不适应索引要求，比如志书自身标题不规范；索引标题集纳多项内容对志书标题不适应等，这时需根据文中所谈的主题思想另拟索引标题。
    （四）、潜性资料需另拟索引标题。
    （五）、索引标题的首字尽量符合人们的检索习惯，如“第二届森林节，应改为“森林节”。
    （六）、本志书交叉索引，遵循索引规范进行制作。
    （七）、索引有的立于书前，有的附于书后，有的单独成篇。地方志书的索引应设在目录之后，因为目录收到“子目”，又收表格，这种情况下把索引放在其后，集中一处，有利检索，方便简捷。
    五、怎样保证索引质量
    （一）、编辑与校对，一是注意标引词是否有遗漏；词义是否准确；同义语词是否存在；页码是否正确；排序是否准确；标引内容是否齐备；书写格式是否规范；不具实际意义的是否误引等。
    （二）、编制索引和索引最后定稿必须在志书印刷定稿后即在志书正式合成后，付印前以清样稿为准，以避免最不容易出现的页码等错误。
    （三）、一部索引，主要有二个部分组成，即索引凡例和索引条款。要拟好凡例，凡例是索引的使用说明书，可以帮助不熟悉志书的读者很快掌握检索志书资料的方法。
    （四）、索引的排印，其字型、字号、是否与正文匹配；款式、规格是否合适统一也应当引起相当注意，不要象附录那样连基本的版式统一都做不到。
    （五）、索引稿件一定誉写清晰，如同志稿一样，便于排版，利于校对，免于出差。
    精心制作志书索引，是每一个史志工作者的应尽职责，所以，应把索引当做提高志书整体质量不可或缺的一个重要组成部分来认识。